Fonctions de la salle de données virtuelle par iDeals

Fonctionnalités de la salle de données virtuelle

Plus de 100 fonctionnalités conçues exclusivement pour le partage sécurisé de documents et la collaboration d’entreprise.

Gestion des documents

TÉLÉVERSEMENT DES FICHIERS PAR GLISSER-DÉPOSER

Démarrez votre nouvelle salle de données avec une collection de données en un clic. Glissez-déposez les fichiers et dossiers de votre ordinateur dans la fenêtre de téléversement. Aucun plugiciel nécessaire.

GAGNEZ DU TEMPS AVEC LE TÉLÉVERSEMENT EN MASSE

Téléversez instantanément des documents dans la salle de données. Aucune limite de taille ou de nombre de fichiers. Cela prend un moment pour que la salle de données finisse de se charger.

TÉLÉVERSEZ DES FICHIERS DANS N’IMPORTE QUEL FORMAT

Téléversez des fichiers dans l’un des 25+ formats de fichiers les plus utilisés. Pas besoin de préparer les fichiers avant de les télécharger. Les fichiers sont convertis dans un format PDF sécurisé qui peut être vu dans n’importe quel navigateur internet, donc, aucun logiciel supplémentaire n’est requis.

Trouvez plus rapidement des fichiers grâce aux étiquettes

Les étiquettes ont un double emploi. Elles permettent de catégoriser vos documents et peuvent être utilisées comme élément de recherche. Utilisez plusieurs étiquettes pour organiser les fichiers de façon à répondre aux besoins de votre projet.

INTEGRÉ AVEC WINDOWS EXPLORER

L’application iDeals Sync automatise le téléversement et le téléchargement de données. Synchronisez facilement le contenu de votre ordinateur, vos dossiers partagés, FTP ou stockage de fichier d’entreprise dans votre salle de données. Cela connecte aussi la salle de données aux systèmes de gestion du contenu de l’entreprise.

NUMÉROTATION AUTOMATIQUE D’INDEX

Des milliers de documents et dossiers sont automatiquement numérotés lorsque vous les téléversez ou déplacez. Pas besoin de créer ni mettre à jour l’index de la salle de données manuellement.

RECHERCHE PLEIN-TEXTE

Trouvez rapidement les informations en entrant les mots-clés ou en appliquant de multiples filtres de recherche. Le système de reconnaissance optique de caractères (OCR) recherche un mot ou une phrase dans n’importe quel document de votre salle de données.

Fonctionnalités de la salle de données virtuelle
GÉREZ FACILEMENT LES FICHIERS ET DOSSIERS

Téléversez, effacez, fusionnez, déplacez, affichez, téléchargez, restaurez et renommez les fichiers et dossiers facilement. Fusionnez le contenu de plusieurs fichiers en un seul fichier PDF.

Sécurité de documents

Fonctionnalités de la salle de données virtuelle
Biffure intégrée

Biffez rapidement le texte, l'image ou la zone du document pour protéger les données sensibles et gagner du temps en utilisant des outils tiers.

DÉCHIQUETAGE À DISTANCE

Le chiffrage de documents sur l’ouverture et le téléchargement contrôle l’accès aux fichiers. Les droits d’accès aux documents peuvent être révoqués même après que le document ait été téléchargé.

FILIGRANES DYNAMIQUES

Activez les filigranes automatiques pour qu’ils apparaissent sur chaque document, qu’il soit affiché, imprimé ou téléchargé. Personnalisez les filigranes avec le nom de l’utilisateur, l’adresse IP, la date et l’heure d’accès au document.

AFFICHAGE HACHURÉ SÉCURISÉ

Protégez les données confidentielles contre l’affichage non sollicité en activant un mode d’affichage restreint. L’utilisateur ne peut voir que la partie centrale du document pendant que le reste est couvert par un écran hachuré avec défilement.

AUTORISATIONS GRANULAIRES AUX DOCUMENTS

Spécifiez des politiques détaillées d’accès pour chaque document et dossier dans la salle de données. Il existe huit niveaux d’autorisation de documents : Affichage hachuré, Affichage, Téléchargement d’un PDF chiffré, Impression, Téléchargement d’un PDF, Téléchargement de l’original et Téléversement.

VISUALISATEUR SÉCURISÉ DE TABLEUR

Le visualisateur de tableur iDeals, unique en son genre, permet de voir et d’analyser les documents Excel en ligne de façon sécurisée. Le visualisateur de tableur iDeals télécharge, décrypte, imprime le filigrane et permet l’accès des documents dans n’importe quel navigateur Web non pas en format PDF, mais en Excel, original et sécurisé.

Convivialité

AUCUN PLUGICIEL, AUCUN JAVA

Affichez les documents protégés dans leur format natif sans plugiciel. Pas besoin d’installer un logiciel ou de faire des téléchargements. Aucun Java exigé.

AUTHENTIFICATION UNIQUE

Authentification unique pour tous les projets : pas besoin de se souvenir de tous les mots de passe et des noms de projets.

INTERFACE UTILISATEUR SUR MOBILE

Affichez le contenu de la salle de données virtuelle par une interface rationalisée optimisée pour les appareils mobiles.

ACCÈS MULTILINGUE

Accédez à une salle de données virtuelle dans l'une des 14 langues suivantes: anglais, allemand, espagnol, français, néerlandais, italien, polonais, russe, turc, portugais, chinois, japonais, suédois et coréen.

DÉFILEMENT DES DOCUMENTS AFFICHÉS

La fonctionnalité de défilement vous permet, dans un dossier, de passer simplement au document qui suit celui que vous regardez actuellement. Cela vous fait gagner beaucoup de temps quand vous avez besoin de feuilleter des centaines de documents.

Fonctionnalités de la salle de données virtuelle
APPLICATIONS iOS ET ANDROID

Accédez à la salle de données de pratiquement tous les appareils et plateformes y compris Windows, Apple iOS et Android.

Sécurité d’accès

CONTRÔLE D’ACCÈS ET DATES LIMITES

Configurez des politiques détaillées de sécurité, comme le degré de sécurité des mots de passe et la durée des séances pour les utilisateurs. Définissez les dates limites d’accès aux fichiers.

RESTRICTION DE TEMPS D’ACCÈS ET D’ADRESSE IP

Restreignez l’accès à la salle de données pour certaines adresses IP et pour certaines durées.

AUTORISATIONS GRANULAIRES AUX UTILISATEURS

Gérez les autorisations pour que les utilisateurs puissent voir, télécharger un PDF sécurisé, imprimer, télécharger le document original et l’éditer, en fonction du rôle de l’utilisateur dans le projet.

Fonctionnalités de la salle de données virtuelle
USURPATION D’IDENTITÉ D’UN UTILISATEUR POUR VÉRIFIER LA SÉCURITÉ

Assurez-vous que les parties ne peuvent accéder qu’aux documents dont elles ont besoin – voyez les autorisations d’accès aux documents en vous mettant à la place d’autres utilisateurs.

AUTHENTICATION À DEUX FACTEURS

La vérification à deux étapes exige d’un utilisateur un mot de passe et un code SMS à usage unique envoyé sur le téléphone portable de l’utilisateur.

GESTION DES APPAREILS MOBILES

Appliquez les fonctionnalités de sécurité et contrôlez l’accessibilité à des documents sécurisés sur les appareils mobiles de leurs utilisateurs.

Gestion des utilisateurs

Fonctionnalités de la salle de données virtuelle
INVITATION PERSONNELLE OU EN MASSE D’UTILISATEURS

Invitez rapidement les utilisateurs un par un ou invitez en masse des centaines d’utilisateurs dans votre salle de données. Configurez l’accès des utilisateurs à la salle de données, les options de sécurité de connexion, l’accès à la section Q&R et la fréquence de notifications des téléversements de nouveaux documents.

DÉFINIR DES AUTORISATIONS DÉTAILLÉES SELON LES UTILISATEURS

Définissez pour différents utilisateurs différents niveaux d’accès pour générer sans peine des journaux d’audit permettant de retracer ce qui se passe dans une salle, de façon à en augmenter l’intégrité.

DÉFINIR LES AUTORISATIONS D’AFFICHAGE D’EXCEL

Choisissez l’une des trois autorisations spéciales d’affichage des fichiers Excel. L’option « Voir Excel avec formules » permet aux utilisateurs de voir les formules dans les documents Excel. L’option « Excel sans formules » rend les formules invisibles aux utilisateurs. L’option « Analyse des données Excel » permet l’édition des fichiers Excel accessibles. Les changements ne sont pas appliqués aux fichiers originaux et ne sont vus que par les utilisateurs autorisés.

CONFIGURATION DE GROUPES FACILE

Gérez des centaines d’utilisateurs en les divisant en groupes avec différents niveaux d’accès aux fonctions de la salle de données. Pour simplifier le processus de création de groupe, nous offrons quatre rôles prédéfinis : Administrateur accès total, Administrateur accès restreint, Utilisateurs en collaboration et Utilisateurs individuels, chacun avec leurs ensembles prédéfinis de privilèges.

NOTIFICATIONS

Envoyez des e-mails précisant les documents téléversés ou effacés et définissez la fréquence à laquelle les utilisateurs reçoivent de telles notifications.

Rapports

Journaux d’audit complets

Travailler en conformité interne en ayant accès aux journaux d’audit qui enregistrent chaque action réalisée dans la salle de données. Choisissez une version PDF, Excel ou imprimable des rapports pour les utiliser dans les réunions et les présentations.

SUIVEZ L’ACTIVITÉ DES UTILISATEURS

Enquêtez sur les actions de tous les utilisateurs, y compris les recherches qu’ils ont menées. Suivez chaque affichage, impression et téléchargement de documents. Tous les détails sont enregistrés – vous pouvez même voir le temps passé par un utilisateur sur une page de document, précisément à la seconde près !

RAPPORTS CODÉS EN COULEUR

Comprenez ce qui s’est passé avec le contenu mis à disposition dans la salle de données en un coup d’œil. Des rapports colorés de type « carte thermique » affichent les groupes les plus actifs et les sections de données qui les intéressent le plus. Ceci vous donne un avantage dans la prise de décision.

RAPPORTS D’APERÇU DES GROUPES

Obtenez un instantané de l’activité des groupes dans la salle de données : vérifiez le nombre d’utilisateurs invités, combien se sont connectés, le nombre de documents autorisés et visionnés, le nombre de questions Q&R postées.

Fonctionnalités de la salle de données virtuelle

Questions/Réponses

Fonctionnalités de la salle de données virtuelle
PROCESSUS DE RÉPONSE AFFINÉ

Lors du processus de réponse, les utilisateurs peuvent soumettre des commentaires basés sur les réponses, ajouter des références rapides aux fichiers dans la salle de données et joindre des documents, ce qui améliorera la qualité et la précision des réponses. Les utilisateurs affectés pour répondre aux questions peuvent communiquer en privé et seuls les membres pertinents collaborant sur la partie réponse ont accès à la discussion.

ATTRIBUTION AUTOMATIQUE DE QUESTIONS AUX EXPERTS

En fonction de la catégorie de la question, l'outil attribue directement les réponses aux experts sans que vous ayez à les affecter manuellement. Les coordinateurs de réponses peuvent facilement réattribuer des experts et modifier le flux de travail quand cela s'avère nécessaire. Lorsque les experts reçoivent les questions, les informations personnelles identifiables de l'auteur de questions ne sont pas révélées, et leurs réponses sont renvoyées immédiatement aux coordinateurs de réponses.

CENTRALISATION DE LA COMMUNICATION

Centralisez l'ensemble des communications au sein de la salle de données virtuelle. Le module propose la même sécurité et la même fiabilité que VDR vous apporte. Même si vous pouvez tout suivre et accéder à des rapports significatifs à des fins de conformité, les informations confidentielles des entreprises et des personnes qui collaborent avec elles ne sont jamais révélées sauf si cela s'avère nécessaire pour vous.

IMPORTATION DES QUESTIONS ET ACTIONS GROUPÉES

Importez et exportez plusieurs questions de manière groupée depuis Excel vers et depuis la salle de données virtuelle afin de gagner du temps et de réduire les possibilités d'erreurs. Les opérations groupées permettent des mises à jour rapides des catégories, des priorités et des statuts des questions.

FLUX DE TRAVAIL FLEXIBLE

Personnalisez et automatisez le flux de communication en fonction des critères de l'offre ou du projet. Bien que vous puissiez suivre toutes les actions et tous les messages, les questions et les réponses sont acheminées automatiquement aux bons utilisateurs. Le flux de travail respecte les différents rôles disponibles : rédacteur de questions, auteur de questions, coordinateur de réponses, expert et approbateur de réponses."

INTERFACE INTUITIVE

La disposition intuitive accélère la configuration du module, la formation des nouveaux utilisateurs et le flux de travail de communication. L'outil est conçu de manière à améliorer l'organisation, assurer un suivi en temps réel et faciliter l'accès à plusieurs utilisateurs.

Vitesse et disponibilité

Fonctionnalités de la salle de données virtuelle
VITESSE ACCÉLÉRÉE

De multiples centres de données distants géographiquement augmentent la vitesse de transfert de données à 200 Mo/s, le standard actuel de l’industrie. La proximité du centre de données optimise les vitesses de téléversement et téléchargement de fichier de plus de 10 fois.

DISPONIBILITÉ GARANTIE À 99,95 % DU TEMPS – LA MEILLEURE DE L’INDUSTRIE

La conception redondante des composants de l’infrastructure délivre un environnement particulièrement résilient et sécurisé qui garantit une disponibilité 99,95 % du temps.

PAS DE FENÊTRE DE MAINTENANCE

Des milliers d’entreprises dans le monde comptent sur les salles de données virtuelles iDeals pour avoir accès aux documents essentiels à leurs activités. Dans cette optique, nous avons conçu notre service de salle de données pour qu’il ne soit jamais arrêté pour maintenance.

Personnalisation
Fonctionnalités de la salle de données virtuelle
ESPACE DE COLLABORATION PERSONNALISÉ

Ajoutez logo et sigle de votre société pour créer un espace de collaboration familier. Téléversez votre logo, ajustez les couleurs de thème et personnalisez l’e-mail d’invitation.

FILIGRANES PERSONNALISÉS

Vous pouvez configurer la façon dont les filigranes sont affichés : lors de l’affichage, le téléchargement ou l’impression. Les filigranes peuvent être personnalisés avec votre choix de motifs et couleurs.

APPLIQUEZ LES RÉGLAGES DE LANGUES

Activez la traduction automatique de l’index de la salle de donnée en 90 langues.

DÉFINIR LES CONDITIONS D’ACCÈS

Spécifiez vos propres conditions d’utilisation, accord de confidentialité et accord de non-divulgation. Définissez la fréquence à laquelle les utilisateurs doivent accepter les conditions d’utilisation : lors de leur première condition ou lors de chaque connexion.

PERSONNALISER EN-TÊTES ET PIEDS DE PAGE

Affichez des en-têtes et pieds de page personnalisés sur les documents qui peuvent être imprimés ou téléchargés en PDF. Personnalisez le contenu de l’en-tête et du pied de page, choisissez la taille et la couleur des caractères.

Conformité de la sécurité

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CERTIFIÉ ISO27001

L’organisation internationale pour la normalisation (ISO) 27001:2013 est la norme de sécurité utilisée comme repère pour la protection de données sensibles. Notre processus de certification englobe les politiques de sécurité organisationnelle, la sécurité du personnel, la sécurité physique et environnementale, la sécurité des systèmes et réseaux et la gestion de la continuité de l’entreprise.

CONFORMITÉ SOC2

Les rapports SOC2 garantissent que des systèmes de contrôle adéquats sont en place pour sauvegarder leurs données et informations. La certification SOC 2 confirme qu’iDeals a l’ensemble des meilleures pratiques internes en place pour vérifier la sécurité, la disponibilité et la confidentialité.

SÉCURITÉ DES CENTRES DE DONNÉES

iDeals utilise de multiples centres de données qui emploient une sécurité physique, des systèmes d’authentification biométriques d’entrée et plusieurs couches de surveillance.

MEILLEURES PRATIQUES R&D

Notre équipe interne de R&D conserve à notre technologie une longueur d’avance sur les références de l’industrie les plus récentes. Nos efforts d’innovation sont sans égal dans le milieu des communications financières. Les méthodes et procédés de développement des logiciels sont régulièrement mis à jour pour satisfaire les dernières pratiques internationales telles que Microsoft Secure Development Lifecycle et OWASP. La sécurité des applications est régulièrement évaluée par des experts indépendants pour maintenir de hauts niveaux de fiabilité.