DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ | Salles de données virtuelles iDeals

DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

DERNIÈRE MISE À JOUR: 4 novembre 2024

Ideals Groupe de Sociétés* (ci-après dénommé “Ideals”, “nous” ou “nos”) s’est engagée à protéger votre confidentialité et à gérer vos informations personnelles de manière transparente et sécurisée. Les données personnelles collectées et traitées par nous dépendent de la manière dont vous utilisez notre site ou du service que vous nous demandez et acceptez en toute rencontre.

Cette déclaration de confidentialité:

  • donne un aperçu de la manière dont Ideals collecte et traite vos données personnelles et vous informe de vos droits en vertu des Lois applicables en matière de protection des données*,
  • s’adresse aux personnes physiques qui sont soit des clients actuels ou potentiels d’Ideals, ou qui soit des représentants/agents autorisés d’entités juridiques qui sont des clients actuels ou potentiels d’Ideals (ci-après dénommés “Vous”),
  • explique dans quelles circonstances il se peut que nous partagions vos données personnelles avec d’autres membres du Groupe Ideals et des tiers (par exemple, nos prestataires ou fournisseurs).

En la presente déclaration de confidentialité, vos données personnelles peuvent également être appelées “informations personnelles”. Les actions telles que la collecte, le traitement, le stockage, le partage et l’effacement, etc. sur vos données personnelles peuvent généralement être appelées “traitement des données”.

Aux fins de la présente déclaration, les données personnelles sont toute information par laquelle vous êtes ou pouvez être identifié, telle que votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse IP, etc. (ci-après dénommées “Données”, “données personnelles”).

Veuillez noter que si votre entreprise a conclu un accord distinct avec nous (“Accord de protection des données”), cet accord régira le traitement de toutes les informations et données collectées par nous dans le cadre de la prestation de nos services, y compris certaines données collectées sur notre site. Un tel accord prévaut sur toute disposition contradictoire comprise dans cette déclaration de confidentialité.

Comment les données à caractère personnel sont-elles saisies et utilisées?

Nous recueillons et stockons les informations de contact que vous fournissez lors de l’inscription ou via les sessions de chat en ligne sur notre site. Nous collectons également des données lorsque vous participez volontairement à des enquêtes clients ou fournissez des retours. De plus, nous utilisons des cookies pour collecter des informations concernant votre activité sur idealsvdr.com, afin d’analyser l’efficacité de votre interaction avec notre site.

Nous pouvons également collecter et traiter des données personnelles obtenues légalement, non seulement directement auprès de vous, mais aussi par l’intermédiaire de nos partenaires ou de tiers, tels que des entreprises qui vous recommandent où vous présentent. Par exemple, vos coordonnées peuvent être partagées entre différentes équipes de vente au sein d’Ideals en fonction de l’emplacement commercial de votre entreprise.

Nous nous efforçons de demander uniquement les données nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de notre plateforme et des fonctionnalités que nous offrons.

Si vous êtes un client d’Ideals ou un représentant autorisé d’une entité juridique cliente, les données personnelles que nous collectons peuvent inclure

Informations de profil: nom complet, nom de l’entreprise, détails du contact (téléphone et e-mail), foncion ou poste.

  • Données denregistrements: le nom et la version du navigateur (agent utilisateur), le type de système d’exploitation (macOS/Windows/Linux/etc.), adresse IP (sur cette base, nous détectons la ville/le pays/le fuseau horaire), la langue (à partir des paramètres du navigateur) et le fuseau horaire (à partir des paramètres du navigateur/système d’exploitation et de l’adresse IP).
  • Données d’authentification: nom d’utilisateur (e-mail), mot de passe et numéro de téléphone (lorsque la 2FA est activée).
  • Informations de paiement: si vous achetez un abonnement payant auprès d’Ideals,
    nous recueillerons vos informations de paiement qui peuvent inclure votre nom, votre adresse de facturation et une carte de crédit ou l’information bancaire.
  • Enregistrements d’appels: Ideals peut enregistrer et transcrire des appels de vente hébergés sur diverses technologies de visioconférence pour permettre aux les équipes de vente et de support d’Ideals de partager des informations conversationnelles, de créer des formations et des présentations et d’améliorer leurs processus internes.
  • Autres données: découlant de l’exécution de nos obligations contractuelles, y compris les données personnelles mentionnées de tous les utilisateurs invités dans une Virtual Data Room.

Remarque!

Merci de noter que nous ne fournissons pas de service aux enfants. Nous pouvons conserver des données personnelles relatives aux enfants uniquement à condition que notre client soumette ces informations à la Virtual Data Room. Aux fins de la présente Déclaration de confidentialité, “enfants” sont les personnes de moins de dix-huit (18).

En principe, nous n’utilisons aucune sorte de prise de décisions automatisée pour créer ou réaliser des relations contractuelles. Nous pouvons traiter certaines de vos données automatiquement, dans le but d’évaluer certains aspects personnels (profilage), afin de signer ou d’exécuter un contrat avec vous, dans les cas suivants: envoi de codes de validation par SMS, etc.

Êtes-vous obligé de nous fournir des données personnelles?

Pour poursuivre une relation commerciale avec notre service, vous devez fournir vos données personnelles dont nous avons besoin pour démarrer l’exécution d’une relation contractuelle et l’exécution de nos obligations contractuelles.

Veuillez noter que si vous refusez de fournir les Données requises, nous ne serons pas autorisés à démarrer ou à poursuivre notre relation contractuelle avec vous en tant que client ou en tant que représentant/agent autorisé d’une entité juridique qui est notre client.

  Si vous nous avez donné votre consentement spécifique pour le traitement (autre que pour les raisons décrites ci-dessus), la légalité de ce traitement est basée sur ce consentement.

 En outre, vous avez le droit de révoquer tout consentement octroyé pour le traitement des données à caractère personnel à n’importe quel moment en nous contactant par privacy@idealscorp.com

Quelle est la base juridique de notre traitement de vos données personnelles?

Comme mentionné précédemment, nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos données de façon ouverte et transparente et, à ce titre, nous traitons vos données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données pour les raisons suivantes

Base juridiqueClarification
Pour l’exécution du contratNous traitons les données personnelles dans le but d’offrir des services basés sur des contrats avec nos clients et dans le but de pouvoir mener à bien la procédure afin de signer un contrat avec des clients potentiels. De plus amples détails sur les finalités pertinentes sont énoncés dans les termes et conditions du contrat.
Pour se conformer à une obligation légaleEn tant que prestataire de services, nous sommes soumis à certaines lois, obligations légales et exigences réglementaires. Ces obligations et exigences nous imposent des activités de traitement de données personnelles pour respecter les décisions judiciaires, lois fiscales, autres obligations en matière de rapports, etc.
Aux fins de la sauvegarde d’intérêts légitimesNous traitons les données personnelles dans le cadre de la protection d’intérêts légitimes poursuivis par nous ou par un tiers. Un intérêt légitime signifie que nous avons une raison commerciale d’utiliser vos informations. Mais même dans ce cas, cela ne doit pas être en contradiction avec ce qui est juste et le mieux pour vous. Des exemples de telles activités de traitement incluent:Le déclenchement d’une procédure judiciaire de plainte et la préparation de notre défense dans les procédures contentieuses,Mesures de gestion d’entreprise et développement ultérieur de nos produits et services.

Quels sont les destinataires de vos données personnelles?

Dans le cadre de l’exécution de nos obligations contractuelles, nous pouvons partager vos données personnelles avec plusieurs divisions d’Ideals et d’autres sociétés du Groupe Ideals. Certains prestataires et fournisseurs peuvent également recevoir vos données personnelles dans le but de nous permettre d’exécuter nos obligations contractuelles. Ces prestataires et fournisseurs signent des accords avec Ideals par lesquels ils respectent les exigences de confidentialité et de protection des données conformément aux Lois applicables en matière de protection des données.

Il convient de noter que nous pouvons divulguer des informations vous concernant pour l’une des raisons susmentionnées, ou si nous sommes légalement obligés de le faire, ou si nous y sommes autorisés en vertu de nos obligations contractuelles et statutaires, ou si vous avez donné votre consentement pour ce faire. Tous les sous-traitants de données que nous avons désignés pour traiter les données des clients en notre nom sont liés par un contrat de se conformer aux Lois applicables en matière de protection des données.

Dans les circonstances susmentionnées, les destinataires des données personnelles peuvent être les suivants: autorités de surveillance et d’autres autorités publiques; consultants externes, conseillers financiers et commerciaux ; auditeurs et comptables ; opérateurs marketing ; sociétés de traitement des paiements par carte ; sociétés de stockage de fichiers, sociétés d’archivage et/ou de gestion de dossiers, sociétés de stockage en cloud ; sociétés nous aidant à vous fournir efficacement nos services en vous offrant une expertise technologique, des solutions et un support; agences de sites Web et de publicité.

Vos données personnelles peuvent être transférées vers des pays tiers, i.e., des pays hors de l’Espace économique européen, car nous faisons appel à des prestataires de services de ces pays. Nos prestataires de services (sous-traitants) dans les pays tiers s’engagent à respecter les standards européens en data protection et à fournir des garanties appropriées en ce qui concerne le transfert de vos données conformément aux exigences respectives de la législation locale en matière de protection des données et selon les instructions d’Ideals.

Les transferts de données intragroupe au sein du groupe de sociétés Ideals ont lieu au titre de l’Accord de traitement des données signé.

Pour obtenir des informations sur les destinataires tiers de vos données personnelles, veuillez nous contacter par privacy@idealscorp.com.

Comment traitons-nous vos données personnelles pour les activités de marketing et si le profilage est utilisé pour de telles activités?

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous informer sur nos produits, services et offres qui pourraient vous intéresser ou intéresser votre entreprise.

Les données personnelles que nous traitons à cette fin sont constituées des informations que vous nous fournissez et des données que nous collectons et/ou déduisons lorsque vous utilisez nos services ou visitez notre site. Nous évaluons ces informations pour orienter nos développements de produits et nos activités marketing sur ce qui, selon nous, peut mieux répondre à vos besoins ou ce qui peut vous intéresser. Dans certains cas, nous effectuons un profilage, i.e., nous traitons vos données automatiquement et analysons certains aspects de vos données personnelles pour vous fournir d’informations ciblées de commercialisation sur nos services.

Nous n’utiliserons vos données personnelles que pour faire la promotion de nos activités de service, si nous avons votre consentement explicite pour le faire.

Vous avez le droit de vous soustraire à l’utilisation des données personnelles à des fins de marketing, ce qui inclut le profilage à tout moment, en nous contactant par privacy@idealscorp.com.

Durée de conservation de vos informations personnelles

Nous conservons vos données à caractère personnel pour une période limitée, qui varie selon le type de données, des finalités du traitement, des exigences légales et de la durée de la relation contractuelle ou de prestation de services avec Ideals. Dans tous les cas, Ideals suit toujours le principe de limitation de la conservation décrit dans l’article 5 du RGPD.

Nous conserverons vos données tant que votre compte sera actif. 

Vous pourrez exercer votre droit à l’oubli tel que décrit dans l’article 17 du RGPD et nous pouvons supprimer vos données à tout moment sur demande. Dans ce cas, veuillez nous contacter par privacy@idealscorp.com

Vos données peuvent être conservées durant une période supplémentaire si nous ne pouvons pas les supprimer pour des raisons légales, réglementaires, statistiques ou techniques.

Où sont stockées mes données?

Les données personnelles que nous recueillons peuvent être transférées vers ou stockées dans des pays situés hors de l’Espace économique européen (EEE). Elles peuvent également être traitées par des sociétés opérant en dehors de l’EEE si elles travaillent pour nous ou pour l’un de nos fournisseurs. Lorsque nous le faisons, les lois sur la protection des données du pays tiers auront été approuvées comme étant adéquates par la Commission européenne ou d’autres garanties applicables seront en place.   

Lorsque de tels transferts ont lieu, nous garantissons la confidentialité et la protection de toutes les données grâce au respect des exigences légales et des Lois applicables en matière de protection des données. Le cryptage, l’intégrité et la confidentialité des données sont assurés en suivant les meilleures pratiques.

Qu’en est-il de la sécurité?

La sécurité des données est notre atout majeur et la compétence sur laquelle nos clients comptent. Toutes les données téléchargées dans notre VDR cloud crypté sont stockées dans des centres de données Tier-3 conformes aux normes ISO 27001, 27701, ainsi qu’aux certifications SOC 1, 2 et 3. Ces centres de données agissent en tant que sous-traitants, et toutes les opérations de traitement sont automatisées par les scripts d’Ideals, uniquement sur des serveurs protégés par des pare-feu. Le personnel des centres de données n’a aucun accès aux données clients, celles-ci étant cryptées tant au repos qu’en transit. Les clients d’Ideals sont considérés comme les contrôleurs de données, ce qui leur permet de supprimer directement les données téléchargées dans le VDR ou de soumettre une demande à l’équipe de support d’Ideals pour effacer et supprimer en toute sécurité tout le contenu de leur VDR.

Par exception, un client propriétaire des données stockées dans le cloud VDR peut solliciter l’aide de nos spécialistes techniques et leur accorder un accès temporaire pour examiner la structure du VDR en cas de problème technique. Le spécialiste habilité pourra inspecter les détails du fichier (sans accéder au contenu) afin d’analyser le problème et le résoudre rapidement. Aucune personne n’est autorisée ni en mesure d’accéder aux données de contenu stockées dans le VDR.

Quels sont mes droits de protection des données?

Normes de confidentialité de l’UE et RGPD.

L’exercice de vos droits en matière de protection des données

Si le droit de l’Union européenne (UE), du Royaume-Uni ou de la Suisse en matière de protection des données s’applique au traitement de Vos Données personnelles, vous avez des certains droits, notamment le droit d’accéder, de supprimer, ou d’exporter sus Données, ainsi que d’opposer ou de demander que nous limitions le traitement des Données.

Prescriptions brésiliennes.

Si le droit de Brésil en matière de protection des données s’applique au traitement de Vos Données, vous avez des certains droits, notamment le droit d’accéder, de supprimer, ou d’exporter sus Données, ainsi que d’opposer ou de demander que nous limitions le traitement des Données. Vous avez aussi le droit de vous opposer au traitement de vos Données.

Prescriptions chinoises.

Si le droit de Chine en matière de protection des données s’applique au traitement de Vos Données, vous avez des certains droits, notamment le droit d’accéder, de rectifier ou de supprimer sus Données, limiter ou vous opposer au traitement de vos données personnelles, ainsi que le droit à la portabilité des données. 

Prescriptions de Hong Kong.

Si le droit de Hong Kong en matière de protection des données s’applique au traitement de Vos Données, vous avez des certains droits, notamment le droit d’accéder ou de rectifier sus Données, limiter ou vous opposer au traitement de vos données personnelles. 

Prescriptions ukrainiennes.

Si le droit de l’Ukraine en matière de protection des données s’applique au traitement de Vos Données, vous avez des certains droits, notamment le droit d’accéder, de rectifier, de supprimer ou d’exporter sus Données. Vous avez aussi le droit de vous opposer au traitement de vos Données.

Nos motifs de traitement de vos données mentionnés dans la section “Quel est le fondement légitime pour traiter vos données personnelles?” ci-dessus. 

Pour exercer vos droits, ou si vous avez des questions concernant notre utilisation de vos données personnelles, veuillez nous contacter par e-mail: privacy@idealscorp.com

Vous avez également le droit de déposer une plainte au Commissariat à la protection des données personnelles ou à toute autre autorité de contrôle compétente.

Cette déclaration peut-elle être modifiée?

De temps à autre, nous pouvons modifier ou réviser cette Déclaration de Confidentialité.

En cas de risque pour vos droits et libertés, nous vous informerons en temps utile lorsque nous modifierons cette déclaration de confidentialité, et nous modifierons la date de révision en haut de cette page. Cependant, nous vous encourageons à consulter régulièrement cette déclaration afin d’être toujours informé comment nous traitons et protégeons votre information personnelle.

Délégué à la Protection des Données (DPD)

Dans le cadre de notre engagement envers la protection des données, nous avons nommé un Délégué à la Protection des Données (DPD) qui est chargé de superviser nos pratiques de protection des données et de veiller à ce que vos droits en tant que personne concernée soient respectés.

Cordonnées: 

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant le traitement de vos données personnelles ou les droits de protection des données, n’hésitez pas à contacter à notre Délégué à la Protection des Données à:

privacy@idealscorp.com 

Votre Communication avec le DPD 

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des demandes concernant vos données personnelles ou le traitement de données, n’hésitez pas à contacter à notre Délégué à la Protection des Données. Que vous souhaitiez exercer vos droits en tant que personne concernée, vous renseigner sur nos activités de traitement des données ou demander des éclaircissements sur nos pratiques de confidentialité, notre DPD est là pour vous aider.

Langue

Pour votre commodité, la présente Déclaration RGPD peut être traduite dans d’autres langues. En cas de divergence entre la version anglaise et la version traduite, la version anglaise sera considérée comme pertinente.

Foire aux questions.

Pour en savoir plus sur les principes de base de cette Déclaration et répondre à certaines questions courantes qui se posent concernant la protection de vos données personnelles conformément à cette Déclaration, veuillez référer à la page FAQ. 

* Qu’est-ce que cela signifie?

  • Groupe Ideals désigne les sociétés ci-dessous:
  • iDeals Holding Limited (Malte)
  • iDeals Solutions Operations Limited (Malte)
  • iDeals Group Holding Limited (Royaume-Uni)
  • Dealigence Inc. (États-Unis)
  • iDeals Solutions Group Limited (Royaume-Uni)
  •  iDeals Do Brasil Servicos De Informacao Ltda (Brésil)
  • iDeals Business Technology Solutions (Shanghai) Co., Ltd. (Chine)
  • iDeals Solutions APAC PTY LTD (Australie)
  • iDeals Solutions Limited (Hong Kong)
  • iDeals Solutions Group Limited (Hong Kong)
  • iDeals Solutions Germany GmbH (Allemagne)
  • “VDR SERVICE” LLC (Ukraine)
  • iDeals Solutions Spain, S.L. (Espagne)
  • iDeals Poland sp. z o.o. (Pologne)
  • iDeals Group GmbH (Suisse)

Si vous avez encore des questions ou avez besoin de plus d’information de RGPD veuillez faire ce qui suit:

а) consulter notre politique de confidentialité.,

b)  nous contacter par email privacy@idealscorp.com,

c) visiter le Site Web officiel de la Commission Européenne.