La salle virtuelle de données iDeals est la norme de l’industrie en termes de meilleure pratique pour gérer les documents durant des négociations de FA.
Les négociateurs reconnaissent que les négociations réussies exigent des stratégies innovantes, une diligence raisonnable à tous les niveaux et des plans d’intégration bien développés. Dans les fusions et acquisitions (FA), les parties du côté vendeur comme acheteur ont besoin d’un accès pratique à des documents sensibles pour compléter le processus de diligence raisonnable et respecter les dates de conclusion prévues. Voici comment la salle virtuelle de données vous aide pendant toutes les étapes de la négociation de FA :
Avant que la FA soit planifiée, le vendeur prépare la salle virtuelle de données et téléverse la documentation pré-marketing pour qu’elle soit disponible sans délai aux investisseurs potentiels de manière à faciliter la diligence raisonnable.
Les informations historiques, la documentation liée à la conformité et les autres documents critiques sont distribués aux utilisateurs de la salle de données. Durant cette étape, les acheteurs potentiels peuvent poser des questions sur les documents ou en demander de nouveaux. Une fois la diligence raisonnable terminée, la négociation est terminée et le contenu de la salle virtuelle de données est archivé.
La salle virtuelle de données aide les sociétés fusionnées à intégrer leurs services financiers, juridiques, IT et autres. Alors que la nouvelle société poursuit sa croissance, la salle virtuelle de données sert de référentiel de documents d’entreprises et permet d’aider les dirigeants à communiquer.
Aujourd’hui, les salles virtuelles de données (VDR) sont devenues la norme de l’industrie dans le partage de documents en toute sécurité. Comparées à une salle de données physique, les VDR permettent de baisser les frais de déplacement, d’économiser du temps et facilitent l’accès aux documents.La gestion des accès est aussi moins chère. Plus important encore, les salles virtuelles de données permettent de conduire plusieurs négociations en même temps, et sur une période plus courte.
Certains vendeurs appellent à tort leurs services de partage de fichiers des « salles virtuelles de données ». En fait, ces deux produits peuvent apparaître similaires au premier coup d’œil. Toutefois, il y a quelques aspects importants qui les séparent : le niveau de sécurité et la possibilité de contrôler l’environnement virtuel.
Le processus minutieux du travail préparatoire précède généralement la diligence raisonnable. Néanmoins, dans un milieu commercial moderne, il arrive souvent qu’une affaire se présente quand nul ne l’attend. Il n’est pas surprenant que la plupart des négociateurs fassent confiance à leur travail au sein de salles virtuelles de données dans un tel environnement robuste et intense. Dans la plupart des cas, la salle virtuelle de données peut être ouverte en 30 minutes et la plupart offrent un accès multilingue, une interface pour les utilisateurs mobiles et beaucoup d’autres options pratiques.
L’utilisation des salles virtuelles de données facilite le processus de conformité avec certaines exigences juridiques telles que le « Sarbanes-Oxley Act ». Que le principal souci soit souvent de fournir tous les documents exigés par la loi, le fournisseur de VDR a généralement des modèles d’index légalement conformes aux diligences raisonnables qui aident le vendeur avec la phase de préparation des documents d’une négociation de FA. Une fois les documents préparés et téléversés dans la VDR, ils deviennent accessibles à tous les acheteurs éventuels et chaque action concernant le document est suivie par le système. Une fois la négociation terminée, les deux parties, côté vendeur et côté acheteur peuvent recevoir les archives des documents en DVD ou clé USB accompagnée par les rapports d’audits des activités détaillées, lesquels peuvent être utilisés comme preuves dans le cas d’un litige.
Lorsque le téléversement de toutes les informations nécessaires est terminé, les documents de la négociation doivent être bien organisés et nommés de façon à ce que les acheteurs puissent les trouver facilement.
Pendant toute la durée de la négociation, des utilisateurs sont continuellement ajoutés et leurs accès peuvent être constamment modifiés. Invitez les participants et définissez leurs autorisations d’accès rapidement pour que les soumissionnaires puissent commencer et effectuer leur diligence raisonnable plus rapidement.
Un processus de diligence insuffisant ou retardé peut être une source de risque lors de la poursuite d’une négociation. Avec la salle virtuelle de données iDeals, les négociateurs et dirigeants d’entreprises peuvent bénéficier d’une technologie de pointe pour anticiper différents scénarios sans craindre le rythme plus rapide des négociations des FA modernes. La plateforme iDeals leur permet :