Fusions et acquisitions (FA)
La salle virtuelle de données iDeals est la norme de l’industrie en termes de meilleure pratique pour gérer les documents durant des négociations de FA.
Pourquoi les négociateurs de FA ont-ils besoin de salles virtuelles de données ?
Les négociateurs reconnaissent que les négociations réussies exigent des stratégies innovantes, une diligence raisonnable à tous les niveaux et des plans d’intégration bien développés. Dans les fusions et acquisitions (FA), les parties du côté vendeur comme acheteur ont besoin d’un accès pratique à des documents sensibles pour compléter le processus de diligence raisonnable et respecter les dates de conclusion prévues. Voici comment la salle virtuelle de données vous aide pendant toutes les étapes de la négociation de FA :
Phase exploratoire/Pré-Marketing
Avant que la FA soit planifiée, le vendeur prépare la salle virtuelle de données et téléverse la documentation pré-marketing pour qu’elle soit disponible sans délai aux investisseurs potentiels de manière à faciliter la diligence raisonnable.
Phase de diligence raisonnable
Les informations historiques, la documentation liée à la conformité et les autres documents critiques sont distribués aux utilisateurs de la salle de données. Durant cette étape, les acheteurs potentiels peuvent poser des questions sur les documents ou en demander de nouveaux. Une fois la diligence raisonnable terminée, la négociation est terminée et le contenu de la salle virtuelle de données est archivé.
Phase post-fusion d’intégration
La salle virtuelle de données aide les sociétés fusionnées à intégrer leurs services financiers, juridiques, IT et autres. Alors que la nouvelle société poursuit sa croissance, la salle virtuelle de données sert de référentiel de documents d’entreprises et permet d’aider les dirigeants à communiquer.
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Avantage des salles virtuelles de données
CALENDRIERS ET DÉPENSES DE FA RÉDUITS
Aujourd’hui, les salles virtuelles de données (VDR) sont devenues la norme de l’industrie dans le partage de documents en toute sécurité. Comparées à une salle de données physique, les VDR permettent de baisser les frais de déplacement, d’économiser du temps et facilitent l’accès aux documents.La gestion des accès est aussi moins chère. Plus important encore, les salles virtuelles de données permettent de conduire plusieurs négociations en même temps, et sur une période plus courte.
ENVIRONNEMENT SÉCURISÉ ET CONTRÔLÉ DE LA NÉGOCIATION
Certains vendeurs appellent à tort leurs services de partage de fichiers des « salles virtuelles de données ». En fait, ces deux produits peuvent apparaître similaires au premier coup d’œil. Toutefois, il y a quelques aspects importants qui les séparent : le niveau de sécurité et la possibilité de contrôler l’environnement virtuel.
- À la différence des FTP, ou des applications de synchronisation et de partage de fichiers, les normes de sécurité plus importantes mises en place dans les salles virtuelles de données permettent de transférer des fichiers en toute sécurité entre de multiples participants.
- Les VDR donnent aussi la possibilité de restreindre l’accès à certaines fonctionnalités comme l’impression, le téléchargement ou même l’affichage de certains documents avant le deuxième tour de la diligence raisonnable.
FACILITÉ DE CONFIGURATION ET D’UTILISATION
Le processus minutieux du travail préparatoire précède généralement la diligence raisonnable. Néanmoins, dans un milieu commercial moderne, il arrive souvent qu’une affaire se présente quand nul ne l’attend. Il n’est pas surprenant que la plupart des négociateurs fassent confiance à leur travail au sein de salles virtuelles de données dans un tel environnement robuste et intense. Dans la plupart des cas, la salle virtuelle de données peut être ouverte en 30 minutes et la plupart offrent un accès multilingue, une interface pour les utilisateurs mobiles et beaucoup d’autres options pratiques.
CONFORMITÉ JURIDIQUE
L’utilisation des salles virtuelles de données facilite le processus de conformité avec certaines exigences juridiques telles que le « Sarbanes-Oxley Act ». Que le principal souci soit souvent de fournir tous les documents exigés par la loi, le fournisseur de VDR a généralement des modèles d’index légalement conformes aux diligences raisonnables qui aident le vendeur avec la phase de préparation des documents d’une négociation de FA. Une fois les documents préparés et téléversés dans la VDR, ils deviennent accessibles à tous les acheteurs éventuels et chaque action concernant le document est suivie par le système. Une fois la négociation terminée, les deux parties, côté vendeur et côté acheteur peuvent recevoir les archives des documents en DVD ou clé USB accompagnée par les rapports d’audits des activités détaillées, lesquels peuvent être utilisés comme preuves dans le cas d’un litige.
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FA
TÉLÉVERSEMENT DES DOCUMENTS DE DILIGENCE RAISONNABLE
- La fonctionnalité de clic droit et le traitement familier glisser-déposer permet d’ajouter, effacer et déplacer rapidement des dossiers et des fichiers dans l’index de la diligence raisonnable.
- Téléversez facilement et rapidement par glisser-déposer des fichiers et des dossiers entiers dans la VDR.
- Un processus de téléversement avec iDeals Sync permet une synchronisation directe des fichiers sur les disques durs locaux et de réseaux vers le stockage dans le cloud.
- Les fichiers Microsoft Word, Excel and PowerPoint sont automatiquement convertis en un format PDF sécurisé durant le processus de téléversement. Cela permet d’éliminer des difficultés dans la préparation des documents.
- Biffez rapidement les PII, le client et le fournisseur et supprimez-les au fur et à mesure de la progression de la transaction. Sélectionnez le contenu manuellement ou recherchez des correspondances de texte via la fonction Rechercher et biffer dans la salle de données.
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ORGANISEZ L’INDEX DE LA SALLE DE DONNÉES
Lorsque le téléversement de toutes les informations nécessaires est terminé, les documents de la négociation doivent être bien organisés et nommés de façon à ce que les acheteurs puissent les trouver facilement.
- Les structures de dossiers et fichiers peuvent être aisément organisées avant que ces derniers ne soient accessibles et « ouverts » pour les acheteurs intéressés.
- La numérotation automatique de l’index élimine le besoin de réorganiser ou renommer les fichiers et dossiers manuellement. Quand les fichiers sont réorganisés, l’index des documents ajoutés ou effacés est automatiquement reconstruit.
- Pouvoir facilement renommer les fichiers et dossiers avec un clic droit suivi du choix de « renommer » est une des autres fonctions permettant de gagner du temps.
- Ajoutez des notes aux dossiers et fichiers pour fournir des instructions supplémentaires à vos acheteurs potentiels (soumissionnaires).
- Notifiez facilement tous les utilisateurs de changements avec un clic droit sur tout fichier ou dossier que vous souhaitez modifier.
- Les étiquettes vous permettent de classer les documents par catégorie pour une recherche plus rapide. Utilisez plusieurs étiquettes pour organiser les fichiers de façon à répondre aux besoins de votre projet.
GÉRER LES ACCÈS DES SOUMISSIONNAIRES
Pendant toute la durée de la négociation, des utilisateurs sont continuellement ajoutés et leurs accès peuvent être constamment modifiés. Invitez les participants et définissez leurs autorisations d’accès rapidement pour que les soumissionnaires puissent commencer et effectuer leur diligence raisonnable plus rapidement.
- Ouvrez en « live » votre VDR à des équipes entières de soumissionnaires en quelques minutes : importez des listes d’utilisateurs de fichiers Excel ou « .cvs » directement dans la salle de données.
- Ajoutez et retirez facilement et rapidement des participants et donnez-leur des droits d’accès aux documents en utilisant des outils simples de type assistant.
- Définissez les rôles des soumissionnaires plus vite : organisez les utilisateurs en groupes et donnez-leur par masse les autorisations en fonction des types de fichiers ou dossiers.
- Évitez les fuites éventuelles et donnez les autorisations correctes aux bonnes personnes. La salle virtuelle de données iDeals donne aux administrateurs la capacité de contrôler les personnes qui peuvent afficher, télécharger et imprimer les informations.
Prenez rapidement des décisions en étant mieux informé.
Un processus de diligence insuffisant ou retardé peut être une source de risque lors de la poursuite d’une négociation. Avec la salle virtuelle de données iDeals, les négociateurs et dirigeants d’entreprises peuvent bénéficier d’une technologie de pointe pour anticiper différents scénarios sans craindre le rythme plus rapide des négociations des FA modernes. La plateforme iDeals leur permet :
- De réduire de manière significative le calendrier du processus FA : un accès facile et rapide aux documents de n’importe quel appareil est vital pour un processus fluide de négociation.
- D’éliminer les problèmes de distribution : utilisez les outils d’analyse de rapports pour vérifier qui a accès à l’information et a été le plus actif dans la salle des données.
- De réduire les risques opérationnels et de marché : le journal d’audit complet de la salle de données peut vous aider dans un cas de litige possible.
- De répondre rapidement et efficacement aux demandes des soumissionnaires par un Q&R simplifié, effectuez le suivi des questions et ajoutez des pièces jointes provenant de la salle de données à vos messages.
- De suivre le processus de négociation en temps réel : utilisez les tableaux de bord et les outils d’analyse pour recevoir un suivi de progrès actualisé et la transparence des flux de travail.
