Communications du board
Plus de 80 % des sociétés "Fortune 500" font confiance à iDeals pour héberger et distribuer en toute sécurité les documents de leur board.
Les défis des boards des entreprises modernes
La gouvernance d'entreprise a évolué et les membres du board sont confrontés à des défis sans précédent en matière de communication et de collaboration. Le board portal d'iDeals est conçu pour aider les dirigeants à faire face aux exigences et aux complexités croissantes des transactions quotidiennes du conseil d'administration. .
- Les entreprises ont besoin d'échanger rapidement et en toute sécurité des documents relatifs à des activités clés.
- Les exigences en matière de gouvernance et de direction d’un business deviennent de plus en plus complexes.
- Le courrier électronique et la technologie de partage de fichiers personnels ne répondent pas aux exigences de sécurité des données des entreprises.
- Le risque de violation de la sécurité des données représente un problème sérieux pour la conformité des entreprises.
- La collecte, l'impression et l'envoi de dossiers papier pour les réunions du conseil d'administration prennent beaucoup de temps.
Board portal pour la gestion et la conduite des réunions du board et des comités
Avec la croissance constante des responsabilités des conseils d'administration et la pression accrue pour la génération de valeur, ce qui était auparavant un outil de communication à sens unique s'est transformé en un instrument à sens multiples et à fonctionnalités variées. S'adaptant aux besoins d'aujourd'hui et améliorant les performances, le board portal d’iDeals permet aux utilisateurs, entre autres services, de :
- Communiquer par le biais de la section Q&R
- Distribuer les documents du conseil pour les prochaines réunions
- Fournir des mises à jour sur les activités des comités du conseil afin de rendre les réunions du board plus efficaces.
- Rationaliser les processus de réunion du conseil d'administration en utilisant les fonctionnalités avancées du boardportal.
- Améliorer la gouvernance d'entreprise en gérant mieux le cycle de vie des réunions du conseil d'administration.
- Consacrer moins de temps aux tâches administratives et laisser les assistants se concentrer sur les besoins des participants.
- Créer des tâches et en contrôler l'exécution à l'aide d'outils de gestion des tâches.
Centraliser et partager des documents en toute sécurité
Le board portal d'iDeals est alimenté par la data room virtuelle d'iDeals - une plateforme primée basée sur le cloud qui facilite l’organisation et la communication numérique et fournit un environnement facile à utiliser et hautement sécurisé pour le stockage des documents. Parmi les documents sensibles que les entreprises peuvent stocker figurent :
- Présentations aux investisseurs
- Rapports sur la gestion des risques
- Plans opérationnels et de croissance
- Politiques de rémunération et systèmes d'incitation
- Résultats de l'audit externe
- Ordres du jour et résolutions, dont les suivants : afficher plus cacher
- Performance d'entreprise
- Stratégie, budgets, dépense d'équipement et R&D
- À long terme contre les considérations à court terme
- Acquisitions, dessaisissements et d'autres adaptations de portefeuille d'activités
- Compensation exécutive
- Gestion des risques, en incluant financier, sécurité et d'autres risques
- Acquiescement de contrôle et juridique
- Relations d'actionnaire
- Relations gouvernementales et politiques, en incluant des relations avec les associations professionnelles
- Employé et relations de communauté
- Recrutement de directeur
- Réunion d'actionnaires annuelle
- Préparations de gestion des crises
- L'offre publique d'achat et le mandataire luttent contre les préparations
- Planche et structure de comité et politiques, évaluations, directives de gouvernement, chartes de comité
Commencez dès aujourd'hui avec iDeals Virtual Data Room
Accédez à votre board room et aux documents de réunion de n'importe où
Avec le logiciel iDeals, les réunions numériques du conseil d'administration deviennent plus efficaces, les membres du board ayant facilement accès aux dossiers numériques du conseil d'administration à tout moment et en tout lieu. Ceci est particulièrement bénéfique si un ou plusieurs administrateurs sont à l'étranger. Pour rendre cela possible, iDeals fournit aux utilisateurs de multiples outils et solutions tels que :
- Une interface utilisateur mobile permettant de consulter les dossiers dans l'espace du board portal partout et à tout moment.
- Recherche en texte intégral pour avoir un accès rapide aux informations et aux documents.
- Notifications pour savoir quand de nouveaux documents ont été téléchargés.
- Un système robuste de questions-réponses pour discuter des informations sensibles de l'entreprise et accroître l'engagement du conseil.
- Une piste d'audit conforme à la loi SOX pour réduire le risque de violation de la sécurité des données.
- Suivi de l'activité des utilisateurs pour contrôler l'affichage, l'impression et le téléchargement des documents.
Améliorez l'efficacité de la gestion de la communication du board of directors
La production des dossiers de réunion du conseil d'administration prend généralement plusieurs jours, voire plusieurs semaines, et les mises à jour sont envoyées aux membres du board par courrier. Mais la technologie du board portal peut réduire ce délai à quelques heures et résoudre d'autres problèmes en cours de projet.
- Toute modification est mise en œuvre rapidement et facilement : les dernières versions des documents sont téléchargées sur la plateforme centrale du board portal et automatiquement synchronisées sur les appareils et devices de tous les membres du conseil.
- Toutes les parties travaillent sur la même page, quel que soit le lieu.
- Plus de huit niveaux d'autorisations de documents basés sur les rôles permettent aux administrateurs d'accorder ou de restreindre l'accès afin de garantir une sécurité solide.
- Une application dédiée au board portal pour iOS, Windows et AndroidAccess permet aux utilisateurs d'exploiter le logiciel du board portal à partir de tous les appareils et devices.
Sécurité des documents et des infrastructures de niveau militaire
La sécurité de la documentation de votre entreprise est cruciale. Sans la technologie appropriée, la diffusion des documents du board crée les conditions parfaites pour des pertes de documents par courrier électronique ou par coursier. Avec un logiciel de gestion des réunions du board, ces risques disparaissent.
- La sécurité du centre de données est assurée par une politique d'accès et une surveillance strictes.
- Tous nos centres de données sont conformes à la norme SOC2 et certifiés ISO 27001.
- La redondance de niveau 3 (2N) de tous les composants des systèmes essentiels garantit un temps de fonctionnement de 99,95 %, le meilleur du secteur.
- Les données sont cryptées à l'aide du protocole SSL/TLS 256 bits avec des clés de cryptage RSA 2048 bits.
- L'authentification en deux étapes nécessite un mot de passe et un code envoyé par SMS.
- Les filigranes dynamiques et Fence View empêchent la distribution non autorisée des documents et garantit leur surveillance.
- L'effacement à distance permet de révoquer l'autorisation d'accès aux fichiers sur tous les appareils des utilisateurs.
- Les journaux d'audit documentent chaque action dans le logiciel du board portal afin de garantir la conformité avec les réglementations du secteur et pour les archives légales.
La plupart des entreprises prospères utilisent des board portal en ligne
De nombreuses entreprises utilisent les avantages des logiciels de gestion de board comme un outil indispensable pour le partage et l'hébergement de documents. Selon une enquête du KPMG's Audit Committee Institute, les grandes entreprises mondiales adoptent rapidement les logiciels de gestion de board.
- La moitié des cadres supérieurs et des directeurs ont déclaré que leur entreprise utilise actuellement un logiciel pour les réunions du board, et 20 % d'entre eux prévoient de trouver un fournisseur de board portal dans les 6 à 12 prochains mois.
- 18 % des répondants fournissent aux membres de leur conseil d'administration un appareil mobile pour accéder au logiciel de réunion du board, et 20 % prévoient de le faire dans l'année à venir.
- 55 % des administrateurs s'accordent à dire que le bon logiciel de board portal a considérablement amélioré l'efficacité du conseil à toutes les étapes du processus,
- 70 % ont déclaré que leur logiciel de board portal est mis à jour en temps réel avec les procès-verbaux des réunions, les informations sur l'entreprise, etc.
