Comment fonctionne la salle de données virtuelle
95 % des banques mondiales les plus importances ont utilisé iDeals pour l’échange de documents sécurisés et la collaboration d’entreprise.
Que vous soyez en négociation de FA ou que vous gériez
un processus de concertation, vous avez besoin de services de salle de données virtuelle pour
téléverser, accéder ou partager vos documents sensibles. Chez iDeals nous avons construit une
solution de salle de données extrêmement sécurisée pour garantir que ce processus est facile du
début à la fin.
Personnalisez
Donnez à votre salle de données virtuelle une apparence professionnelle à l'image de votre marque.
- Téléversez votre logo et choisissez une palette de couleurs qui correspond à votre style d’entreprise.
- Personnalisez votre lettre d’invitation pour introduire votre présentation de projet aux utilisateurs autorisés.
- Personnalisez les filigranes de documents selon vos exigences de sécurité.
- Ajoutez vos propres conditions d’utilisation et autres politiques que les utilisateurs devront accepter avant d’entrer dans votre salle de données.
Téléversement
Créez des structures de dossiers et téléversez vos données dans le format de votre choix. Le système « iDeals Smart Upload » et les fonctionnalités de traitement convertissent automatiquement vos fichiers dans un format sécurisé.
- Pour téléverser plusieurs documents à la fois, utilisez la fonctionnalité glisser-déposer. Il n’y a ni limite de taille, ni limite de nombre pour le téléversement des fichiers.
- Après la fin du téléversement, tous les documents sont convertis de leur format natif (le système reconnaît plus de 25 formats courants) en Adobe PDF sécurisé et disponible pour consultation sécurisée par les utilisateurs.
- Téléversez et téléchargez plusieurs fichiers et dossiers et synchronisez vos dossiers locaux avec les dossiers de la salle de données en utilisant l’application VDR iDeals.
- Conservez la structure des informations et rendez les mises à jour instantanément visibles en activant la fonction de numérotation automatique de l’index.
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Invitez
Définissez les autorisations et donnez l’accès aux utilisateurs qui pourront accéder au projet dans la salle de données sécurisée et collaborer en utilisant son contenu.
- Donnez à vos collaborateurs des autorisations étendues : ils auront accès aux documents, notes de groupes, pourront s’envoyer des messages Q&R entre utilisateurs et voir les rapports d’activité d’autres utilisateurs.
- Donnez aux utilisateurs individuels une moindre autorisation : ces utilisateurs pourront avoir accès aux documents, notes personnelles et rapports d’activité, mais aussi communiquer avec les coordinateurs Q&R.
- Appliquez l’un des huit niveaux d’autorisation à chaque utilisateur ou chaque groupe d’utilisateurs.
- Invitez les utilisateurs un par un ou utilisez la fonctionnalité de téléversement en masse pour inviter des centaines d’utilisateurs en quelques secondes.
- Consultez instantanément la liste des personnes s’étant connectées à la salle de données et le niveau d’activité des utilisateurs impliqués dans le projet.
Collaborez
Utilisez la puissance des Q&R (questions et réponses) pour améliorer la collaboration et assurer un déroulement du projet sans accroc. Les Q&R servent d’email sécurisé au sein de la salle de données virtuelle. Les Q&R aident à communiquer avec les utilisateurs et à répondre aux différentes demandes.
- Collaborez et communiquez dans une zone sécurisée sans avoir à compter sur les emails.
- Définissez une priorité selon l’urgence : Haute, Moyenne et Basse.
- Assignez un niveau de traitement aux questions des Q&R : En attente de réponse, En cours, Transmis à un expert, J’ai donné une réponse ou Clôturé.
- Utilisez les pièces jointes des Q&R pour échanger en toute sécurité des fichiers dans la salle de données virtuelle – plus besoin de faire confiance aux services de partage de fichiers ou au FTP.
- Gagnez du temps en activant une section FAQ pour donner les réponses aux questions les plus courantes.
- Surveillez les questions et répondez-y en recevant une notification instantanée lorsqu’une nouvelle question est posée.
Contrôle
Assurez-vous que vos données confidentielles sont entre de bonnes mains. Nous gérons tout ce qui se passe en coulisses pour que vous vous concentriez sur votre négociation.
- Désactivez l’impression et le téléchargement pour n’importe quel dossier ou document.
- Protégez vos documents de la capture d’écran en activant l’affichage hachuré.
- Révoquez l’accès aux informations même après qu’un document ait été téléchargé.
- Restreignez l’accès à certaines sections de la salle de données à certains utilisateurs ou groupes d’utilisateurs.
- Tenez les utilisateurs du service VDR à jour en les notifiant du téléversement de nouveaux documents, de nouvelles questions ou réponses dans la section Q&R et modifiez ou désactivez ces notifications.
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Suivez les activités
Prenez de meilleures décisions plus rapidement en vous basant sur des données en temps réel. Obtenez des réponses à toutes les questions que vous pouvez avoir sur l’activité des utilisateurs. Utilisez les informations de ces rapports à différentes étapes de votre projet.
- Une fois votre salle de données électronique ouverte, vous pouvez voir quels utilisateurs se sont connectés et leur niveau d’activité dans le travail sur les documents. Ceci peut servir d’indicateur de l’intérêt d’un soumissionnaire.
- Des rapports colorés intelligents indiquent la fréquence d’accès aux différents dossiers de la salle de données.
- À partir des rapports de Q&R, visualisez le nombre de questions sans réponses et le temps, en moyenne, nécessaire pour qu’un utilisateur reçoive une réponse.
- Quand vous vous préparez à négocier un contrat, vérifiez les documents qui ont été étudiés. Cela peut vous aider à éviter les problèmes imprévus lors du processus de négociation.
- Générez et téléchargez des rapports d’activité détaillés par utilisateur et vérifiez toutes les actions d’un utilisateur y compris la durée précise passée à regarder un document spécifique.
- Téléchargez des fils entiers de Q&R et conservez-les dans un objectif de conformité et de formation.
Sécurité par défaut
Chez iDeals, la sécurité des données de nos clients est primordiale. C’est pourquoi nous prenons les mesures de sécurité les meilleures de l’industrie pour garantir que vos données sont en sécurité et le resteront.
- iDeals utilise de multiples centres de données qui utilisent une sécurité physique, des politiques strictes d’accès, des systèmes d’authentification biométrique pour l’entrée, des gardes armés 24h/24, 7j/7 et une surveillance.
- Les centres de données sont en conformité avec SOC2 et certifiés ISO 27001:2013.
- Une redondance 3 niveaux (2N) pour tous les composants des systèmes essentiels garantit une disponibilité à 99,95 % du temps.
- Des systèmes de sauvegarde avec alimentation sans interruption et des protocoles de prévention contre les incendies ou les inondations conservent vos données en toute sécurité dans le cas d’un désastre naturel.
- Une sauvegarde des fichiers en temps réel par des tunnels VPN chiffrés préserve l’intégrité des données.
- Un système de protection antivirus fusionne les logiciels antivirus des cinq vendeurs leaders, garantissant qu’aucun virus n’est incrusté dans les fichiers téléversés sur la plateforme de la salle de données.
